目標終了時間を決めて仕事に取り組む

2018年10月16日 09:00更新

多くのみなさんは毎日たくさんのタスクに囲まれているでしょう。そしてその日のうちに終わらせたい、できると思っていたはずのタスクが夕方になっても半分以上残っている・・・なんて経験もまた多くされているのではないでしょうか。

そこで質問です。みなさんは全てのタスクに作業に必要な時間を予測して設定していますか?

全てのタスクに必要所要時間と目標終了時間を設定する

あなたはリストとタスクの一覧と優先順位をつけるだけで仕事に着手していませんか?

もしそうだとしたら、そのリストに各タスクの終了予定時間を書き込むことでそれらの仕事はもっと効率的に(スピードアップして)こなすことができるかもしれません。

目標終了時間を設定すると仕事が早くなる?

この方法がうまくいく場合が多いことには理由があります。

人間は漠然と「これをやらなければ・・・」となった時に、ゴールであるタスクを完了させることを目指しますが、実は頭の中にそのタスクを完了させるまでの道筋が通っていないことが多々あります。また「何時までに終わらせる」と決めずに着手してしまうと、延々とだらだらと成果物が生まれないまま時間だけが過ぎ去ってしまい、気がついたら全然一覧にしたタスクが終わっていない、なんてこともままあるでしょう。

「目標終了時間」を設定してみると気がつくことがあります。今まで1時間以上かかっていた作業の目標作業時間を30分に設定すると、実は多くの場合(とんでもなく過小評価した見積もりをしない限り)目標時間でだいたい終わってしまいます。また、目標時間を少しオーバーしたとしても、目標時間を設定しなかった時と比較して早く作業を終えられる傾向が認められています。

予定所要時間を計算する

往往にして「タスク」とは実は「プロジェクト」です。このあたりは GTD(Geting Things Done)という手法があり、GTD についての詳細はここでは割愛しますが、ひとつのタスク(これを GTD ではよくプロジェクトと呼びます)を完了するには複数のサブタスク(同じくこれをよくタスクと呼びます)があることがほとんどです。

例えば「企画資料を作る」というタスクがあった場合。

「企画資料を作る」ことはゴールですが、いきなりゼロの状態から作ることはできません。以下のようなサブタスクが考えられるでしょう。

  1. 企画に使えそうな資料を収集する
  2. 収集した資料を精査する
  3. 作成する企画資料の起承転結を考える(手書きでノートにぐちゃぐちゃ書いてもいいですね)
  4. 実際に資料(清書)として作成する

ひとつひとつの細かい作業にわけることで、それぞれに必要な時間を想定しやすくなります。そしてそれらを合計した時間がタスクの完了には必要であることもわかりやすくなり、時間の見積もり精度も高めることができます。

おまけ)無理なものは無理です

日々のタスク、特に仕事でのタスクについては上司などから次々と作業指示や依頼が来て、あなたの当日のタスクリストは肥大化しすぎることも珍しくないでしょう。そんな時は「安請け合いしない」こと。時間的に明らかに無理な量のタスクリストが出来上がってしまった時には、優先順位をつけた上であらかじめ作業を頼んできた人(上司など)に期限をずらせないかなどの相談をしてみましょう。

なにも報告がなく「できなかった」は印象として最悪です。

上司だって「できなかった」になる前に相談してもらえていれば、他のメンバーにお願いすることもできますし、他の解決方法を考慮に入れることだってできます。「できなそう」という事前報告をすることは、あなたにとっても上司にとっても、結果として「できなかった」よりも明らかに有意義なことなのです。


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