時間を制覇するためのタイムマネジメント基本術

2018年12月28日 10:30更新

あなたは日々「忙しい」を口癖にしていませんか?それは危険なサインです。人生において「時間」とは命と同じくらいに何物にも代えようが効かないものです。そして時間とは、あなたが主体的にコントロールしようとさえすれば、かなりコントロール可能なものでもあるのです。

あなたは誰かのためでなく、自分のために充分な時間を確保することができていますか?もしできていないと感じるなら、生活習慣を見直す時かもしれません。

あなたは毎晩残業続きで終わりのない仕事をしていませんか?もしそうなら、ワークスタイルに変化を加える時かもしれません。

毎晩残業続きで仕事が終わらない?

毎晩残業続き、捌き切れる量以上の仕事がある、こんな状態は中小零細企業の経営者からみたら「このご時世にそんなに仕事があってうらやましい」とも捉えることができます。しかしもし、今あなたのしている「仕事」が「あなたが本当にやらなければならない仕事」ではない場合、それは事業や人員を拡大させたり、一緒に働くメンバーに成長機会を与えるためのチャンスと受け止めることもできるのです。

仕事をメンバーに依頼する

もしあなた以外の他の誰かがその仕事をすることができるなら、思い切って「その誰か」に任せてしまいましょう。

もちろん最初は「その誰か」にとっては慣れない仕事であり、抜けや漏れ、ミスなども当然のことながらあることでしょう。そして品質を確保したいあなたは、常にその「誰かに頼んだ仕事」の確認やレビューなどをする必要もあるでしょう(ここで確認やレビューをしないことは大きなトラブルにつながることがありますので注意が必要です)

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このようなことから、もしかしたら最初は今以上にあなたは「忙しい」状態になってしまうかもしれませんが、それは一時的なもので、時間が解決してくれることがほとんどです。

何度か同じような仕事を依頼しているうちに、仕事の精度も上がってきます。そしてあなたが確認や指示のために費やさなければいけない時間は減っていくことでしょう(もしかしたらその頃には仕事を頼んだメンバーが、さらに他のメンバーに仕事を頼んでいるような状態になっていることでしょう)。

集中して自分のために使える時間を確保する

筆者の実例をご紹介します。こちらの記事でも少し紹介 していますが、筆者は毎週特定の曜日を「NoMTG DAY(ノー・ミーティング・デイ)」として設定していて、同僚であるメンバーの理解と協力を得ながら、その日には一切の打ち合わせなどの予定を入れずに、集中して自分の抱えている仕事を捌くために時間を使っています。

その成果は顕著で、今までコマ切れの時間で行なっていた仕事を1日に集中して一気に仕上げることで、かなりの時間の節約ができています。

人はある仕事に取り掛かる時、頭を「その仕事用のモード」に切り替えるための時間が人により程度の差はあれど必要です。そして今までの筆者のように、コマ切れの時間で対応しようとすると、毎回その分のオーバーヘッドが生じます。しかし特定の1日でやりきるのであれば、1回分のオーバーヘッドだけで片付けることができるので、その分時間に余裕が生まれるのです。

また、確実に1日の時間を確保できる安心感があるため、少し大きめのタスクが発生しても、「NoMTG DAYにやる仕事」として設定しまうことで、気持ち的にも余裕が出ます。さらに、予めその日にやると設定してしまうことで、その仕事の成果物を待っているクライアントに対しても確実なスケジュールを提示することさえもできるのです。

仕事に余裕が出ればプライベートにも余裕が生まれる

このように仕事に必要な時間をある程度あなた自身でコントロールできるようになると、必然的にそれ以前より時間には余裕を持つことができるようになります。

だからと言って、決してその分の仕事を詰め込む必要はありません。

その分の時間は、ぜひあなたのプライベートな活動に割り当ててあげましょう。また、プライベートな活動の中にも少しのアイデアを加えてやることで、それ自体があなたの仕事にも生きて来ることは別の記事でも紹介しています。

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タイムマネジメントを適切に行えば、スケジュールに対する焦りやストレスから来るネガティブな感情を抑制する副次的な効果もあります。この記事がヒントとなって、あなたの人生の限られた時間が今まで以上に有益なものになることを筆者は祈っています。

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